Bu İş Akışı İyi Bir İlk Otomasyon mu? 7 Maddelik Kontrol Listesi

Bir iş akışı, yedi sorunun çoğuna evet yanıtı verdiğinde iyi bir ilk otomasyondur: sık mı, kurala dayalı mı, bugün elle mi yapılıyor, yüksek hacimli mi, ters gittiğinde maliyetli mi, iki uygulama arasında köprü mü ve güvenle gözden geçirilebilecek kadar sınırlandırılmış mı? İş akışını 0 ile 7 arasında puanlayın, her adayı aynı yedi soruyla geçirin ve önce en yüksek puanı alanı otomatikleştirin. 5 veya daha yüksek bir puan, güçlü bir ilk otomasyondur. 3'ün altındaki her şey daha sonraya aittir, ya da hiç.

Bu kontrol listesi, "ilk iş akışını seç" işini bir önseziden, karşılaştırabileceğiniz bir sayıya dönüştürür. Bunu sizin için biz çalıştırsak daha iyi olur derseniz, yapay zeka iş otomasyonu ajanlarını nasıl sunduğumuza bakın. Aşağıdaki her şey, kendi başınıza kullanmanız için sizindir.

İlk iş akışı seçimi neden bu kadar önemli?

Çünkü benimseme her yerde ama değer nadir. McKinsey buna üretken yapay zeka paradoksu diyor: şirketlerin kabaca %80'i üretken yapay zeka uyguladı, ancak aşağı yukarı aynı oran kazançlar üzerinde kayda değer bir etki bildirmiyor. İşleve özgü kullanım senaryolarının yaklaşık %90'ı pilot aşamadan asla çıkmıyor ve kuruluşların %10'undan azı herhangi bir işlevde yapay zeka ajanlarını ölçekliyor.

Bu boşluk bir hedefleme sorunudur, teknoloji sorunu değil. Değer elde eden şirketler yapay zekayı her yere serpiştirmiyor. İki ya da üç yüksek değerli kullanım senaryosu seçiyor ve ajanı üzerine yamamak yerine iş akışını ajanın etrafında yeniden tasarlıyorlar. McKinsey'in verilerinde, iş akışı yeniden tasarımı sonuç odaklı etkiyle en çok ilişkili tek faktördür ve yüksek performans gösterenlerin işin nasıl yürüdüğünü kökten yeniden tasarlama olasılığı neredeyse 3 kat daha yüksektir.

İyi seçtiğinizde elde edeceğiniz kazanç gerçek. 4.000'den fazla iş liderini kapsayan bir IDC anketi, üretken yapay zekaya yatırılan her 1 dolar için ortalama 3,70 dolar getiri buldu, en iyi liderler için bu 1 dolar başına 10,30 dolara yükseliyor. 3,70 dolar ile 10,30 dolar arasındaki mesafe çoğunlukla doğru ilk iş akışını seçmekle ilgilidir, modelle değil. Aşağıdaki kontrol listesi, sizi o çizginin doğru tarafına koymak için var.

7 maddelik kontrol listesi: bu iyi bir ilk otomasyon mu?

Aday bir iş akışı alın. Her soruyu sorun. Her evet için bir puan, her hayır için sıfır puan verin. Puanları toplayın. En yüksek değer 7'dir.

İşte aracın tamamı bu. Her adayı aynı yedi soruyla geçirirseniz, bir önsezi yerine sıralanmış bir liste elde edersiniz. Uzmanlar bu ölçütleri kılavuzlarında tek tek adlandırır, ama hiçbiri bunları üzerinde harekete geçebileceğiniz tek bir puanda paketlemez. Bu, paketler.

Yedi maddeden ikisi ekstra ağırlık taşır, bu yüzden beraberlik durumlarında terazinin kefesini onlardan yana eğin:

• Uygulamaları köprüleme (6. madde) en yüksek sinyalli maddedir. En güçlü ilk aday neredeyse her zaman bir kişinin A uygulamasından veri okuyup B uygulamasına yazdığı ya da yapıştırdığı noktadır. McKinsey Global Institute, veri işleme işinin %69'unun ve veri toplama işinin %64'ünün teknik olarak otomatikleştirilebilir olduğunu tahmin ediyor ve bu manuel köprüler tam da bu iştir.
• Sınırlandırılmış (7. madde) güvenlik maddesidir. İzole olarak gözden geçirebileceğiniz bir iş akışı, operasyonun geri kalanını riske atmadan pilot olarak çalıştırılabilir. Her şeye dokunan bir iş akışı çalıştırılamaz.

Puanı nasıl okurum?

Sayı, iş akışının nasıl hissettirdiğini değil, bir sonraki adımda ne yapacağınızı söyler.

• 6 ile 7: önce bunu otomatikleştirin. Sık, mekanik, manuel ve gözden geçirilmesi güvenli. Bu, ders kitabındaki ilk iş akışıdır ve genellikle kimsenin uğruna kavga etmediği sıkıcı olandır.
• 4 ile 5: sağlam bir aday. Yapmaya değer, ama hangi maddeyi kaybettiğini kontrol edin. Puanı kurala dayalı veya sınırlandırılmış maddede kaybettiyse, kurmadan önce içine bir insan kontrol noktası tasarlayın.
• 1 ile 3: henüz değil. Daha sonra otomatikleştirmeye değer olabilir, ama ilk proje olarak takılıp kalır. Daha yüksek bir şey seçin ve çalışan bir şablonunuz olunca geri dönün.
• 0: bunu bir kişiye bırakın. Sıfır puan alan bir iş akışı muhakeme işidir ve onu otomatikleştirmek angaryayı değil, değeri kaldırır.

Puan ayrıca çoğu ekibin düştüğü tuzağı da ortaya çıkarır. En heyecan verici iş akışı çoğu zaman 2. veya 7. maddeyi kaybeden iş akışıdır, oysa sıkıcı, yüksek frekanslı, uygulamaları köprüleyen bir görev sessizce 7 puan alır. Heyecan yerine sayıya güvenin.

Kendiniz çalıştırmayı mı tercih edersiniz? Yapay Zeka Ajanları Kiralayabilir ve bugün en yüksek puanı alan iş akışınızda birini çalışmaya koyabilirsiniz.

Her madde yerini neden hak ediyor?

Kontrol listesi bilerek kısa, ama her madde gerçek bir iş yapıyor.

1. Sık. Haftada çok kez çalışan bir iş akışı, her çalışmadaki küçük bir tasarrufun bile gerçek saatlere katlandığı yerdir. Ayda iki kez olan bir şeyi otomatikleştirmek kurulum zahmetine değmez.
2. Kurala dayalı. Adımlar neredeyse hiç değişmediğinde, bir ajan bunları güvenilir biçimde izleyebilir. Asana, en iyi adayları sık sık olan ve tutarlı adımları izleyen görevler olarak çerçeveliyor ve HubSpot'un ilk iş akışı için temiz testi "manuel, sık ve kurala dayalı" şeklinde.
3. Manuel. Bir araç zaten hallediyorsa, kazanılacak bir şey yoktur. Bir kişinin hâlâ elle yaptığı işin peşindesiniz, çünkü geri kazandığınız zaman odur.
4. Yüksek hacimli. Hacim, tasarruf edilen bir dakikayı tasarruf edilen bir haftaya çeviren şeydir. Aynı zamanda otomasyonu düzgün biçimde kurma ve çalıştırma maliyetini de haklı çıkaran şeydir.
5. Hata maliyeti yüksek. Asana'nın iyi bir aday için üçüncü özelliği, hataların ya da boşa harcanan zamanın maliyetinin otomatikleştirmeyi haklı çıkaracak kadar yüksek olmasıdır. Arada bir yanlış yapılmasını kimsenin umursamadığı mekanik bir görev, hataların pahalı olduğu bir görevden daha zayıf bir ilk seçimdir.
6. Uygulamaları köprüleyen. Zapier'in oyun planındaki tek en iyi sezgisel kural, bir kişinin iki yazılım platformunu elle köprülediği herhangi bir yerin başlıca ilk aday olmasıdır. Bu köprüler sıktır, kurala dayalıdır ve bir müşterinin özleyeceği hiçbir muhakeme içermeyen, katıksız fazladan yüktür.
7. Sınırlandırılmış. HubSpot, küçük ekipleri her şeyi birden değil, önce bir iş akışını otomatikleştirmeleri ve etkisi yüksek ama sınırlandırılmış bir şey seçmeleri konusunda uyarıyor. Sınırlandırma, başka hiçbir şeye dokunmadan önce pilot çalıştırmanıza, ölçmenize ve getiriyi kanıtlamanıza olanak tanıyan şeydir.

Maddelerin birbirini nasıl pekiştirdiğine dikkat edin. İki uygulamayı köprüleyen bir iş akışı genellikle sık ve kurala dayalıdır da. Bu kümelenme, sinyalin ta kendisidir: en iyi ilk otomasyonlar tek bir dramatik maddede değil, aynı anda birkaç maddede birden yüksek puan alır.

Yüksek puan alan bir iş akışı neye benzer?

Bazı iş akışları çoğu işletmede güvenilir biçimde 6 veya 7 puan alır. Listeyi kopyalamak yerine örneği kendi denetiminize uyarlayın, ama bunlar genellikle ilk kazananlardır:

• Müşteri adayı yakalama ve yönlendirme. Yeni bir müşteri adayı gelen kutusuna düşer, CRM'e kopyalanır ve bir sahip atanır. Sık, kurala dayalı, manuel ve ders kitabı niteliğinde bir uygulamadan diğerine köprü. Satış temsilcileri zamanlarının yaklaşık %70'ini satış dışı, çoğunlukla idari işlere harcıyor ve bunu otomatikleştirmek satış verimliliğini yaklaşık %14,5 artırabilir.
• Fatura ve veri girişi. Sipariş veya fatura ayrıntılarının e-postadan muhasebe yazılımına yeniden yazılması. Yüksek frekans, yüksek hacim, yüksek hata maliyeti, düşük muhakeme. Gartner, muhasebe işinin %30'a kadarının otomatikleştirilebilir olduğunu tahmin ediyor.
• Davranışla tetiklenen takip. Bir yenileme hatırlatması ya da bir müşteri eyleminden sonra bir dürtme. Sınırlandırılmış ve gözden geçirilmesi kolay, ve anlık otomatik yanıtlar bir takibin sonuç verme olasılığını yaklaşık %42 artırır.
• Destek ön elemesi ve tekrarlayan yanıtlar. Aynı beş soru, bir kişi gözden geçirirken bir ajan tarafından taslak haline getirilir. Dil ağırlıklı, sık ve kontrol etmesi güvenli.

Bunların her biri profile uyar: sık, kurala dayalı, manuel ve gözden geçirilebilecek kadar sınırlandırılmış. Sizin için doğru cevap, bir makalede en yaygın olan değil, kendi yedi sorunuzda en yüksek puanı alan adaydır.

Kötü bir ilk aday neye benzer?

Kontrol listesi, bir şeyleri elemekte de en az o kadar yararlıdır. Bir iş akışı, en çok önem taşıyan maddeleri kaybettiğinde kötü bir ilk otomasyon olur:

• Yoğun insan muhakemesi gerektiriyor (kurala dayalıyı kaybeder). Özel bir anlaşmayı fiyatlandırmak ya da hassas bir şikayeti ele almak muhakeme işidir. İnsanı tutun ve etrafındaki hazırlığı otomatikleştirin.
• Nadiren çalışıyor (sık ve yüksek hacimliyi kaybeder). Üç aylık bir rapor gerçek bir iştir, ama otomatikleştirmek az şey döndürür ve ilk proje olarak haklı çıkarmak zordur.
• Adımları her seferinde değişiyor (kurala dayalıyı kaybeder). Süreci yeni bir işe alımın izleyebileceği kadar net biçimde tarif edemiyorsanız, bir ajan da onu izleyemez.
• Gözden geçirme adımı olmadan yüksek riskli eylemleri tetikliyor (sınırlandırılmışı kaybeder). Para taşıyan ya da geri alınamaz değişiklikler yapan her şeyin nitelik kazanmadan önce bir insan kontrol noktasına ihtiyacı vardır.

İş yönetimi oyun planlarının tarif ettiği altın noktayı hedefleyin: hâlâ bir kişi gerektiren muhakemeyi kaldırmadan angaryayı kaldıran otomasyon. Kurala dayalı veya sınırlandırılmış maddesindeki düşük bir puan, iş akışının bir başarısızlığı değildir, içine bir kontrol noktası tasarlamanız ya da farklı bir ilk proje seçmeniz gerektiğine dair bir sinyaldir.

Yüksek bir puanı çalışan bir otomasyona nasıl dönüştürürüm?

Yüksek bir puan, önce neyi otomatikleştireceğinizi söyler. Onu kurmaz. En yüksek puanı alanınızı belirledikten sonra, yol kısadır ve her seferinde aynıdır:

1. Mevcut iş akışını haritalayın. Kimin ona dokunduğunu, onu neyin tetiklediğini, hangi bilgiyi okuduklarını, hangi kararı verdiklerini ve ne ürettiklerini yazın. Bu harita tetikleyiciyi, koşulları ve eylemleri tanımlar ve daha sonra "çalışıyor" demenin ne anlama geldiğinin kanıtınızdır.
2. Bir insan kontrol noktasının nereye ait olduğuna karar verin. İş akışının kaybettiği maddeleri kullanın. Sınırlandırılmış maddesinde düşük puan aldıysa, ajan tahmin yürütmek yerine orada bir üst makama yönlendirir.
3. Bir pilot çalıştırın ve ölçün. Yeni iş akışını kısa bir süre boyunca eskisinin yanında çalıştırın ve haritayla karşılaştırın. Metriği baştan seçin: tasarruf edilen saatler, hatasız işlenen kayıtlar, daha hızlı takip.
4. Getiriyi kanıtlayın, sonra döngüyü yeniden kullanın. Pilot çıtayı geçtiğinde elinizde bir şablon olur. Bir sonraki adayınızı, ilkinden gelen tasarruflarla finanse edilerek aynı yedi maddeyle puanlayın.

Çoğu kendin yap pilotunun takıldığı yer burasıdır ve işleve özgü kullanım senaryolarının yaklaşık %90'ının pilot aşamadan asla çıkmamasının tam nedeni budur. Puan kolay olan yarıdır. Kurulum, entegrasyon, izleme ve yineleme, bir iş akışını pilot mezarlığından uzak tutan yarıdır.

Nasıl başlanır?

Başlamak için bir dönüşüm programına ihtiyacınız yok. Bu hafta, aday iş akışlarınızı listeleyin, her birini yedi soruyla geçirin ve en yüksek puanı alanı otomatikleştirin. Onu haritalayın, baştan sona pilot çalıştırın, ölçün, sonra kontrol listesini bir sonrakinde yeniden kullanın. Yöntemin tamamı budur ve dolar başına 3,70 dolar geri alan şirketlerle 10,30 dolar alan liderler arasındaki fark da budur.

En hızlı yolu istiyorsanız, deneme yanılmayı atlayabilirsiniz. Aday iş akışlarınızı sizinle birlikte puanlarız, tek en yüksek yatırım getirili ilk otomasyonu seçeriz, sonra ajanı planlar, kurar, entegre eder ve çalıştırırız, onu pilot mezarlığından uzak tutan izleme ve yineleme dahil. Aşağıdan ücretsiz bir danışmanlık görüşmesi ayırtın ve ilk otomasyonunuza birlikte karar verelim.