Geleneksel otomasyon, önceden yazdığınız sabit kurallara uyar. Yapay zeka otomasyonu ise dağınık durumları okuyabilir, karar verebilir ve kendi başına halledebilir. Gerçek değişim budur: kurallar yalnızca sizin tanımladığınız şeyi yapabilirken, yapay zeka eskiden bir insan gerektiren işi üstlenebilir. Hiçbiri diğerinin yerini almaz. En güçlü kurulumlar, öngörülebilir adımlar için kuralları, muhakeme gerektiren kısımlar için yapay zekayı kullanır. İşte ikisini nasıl ayırt edeceğiniz ve her birinin nereye ait olduğu.
Geleneksel otomasyon nelerde iyidir
Kurala dayalı otomasyon yıllardır işletmeleri yürütüyor ve bunun haklı bir sebebi var. Bir görev öngörülebilir olduğunda hızlı, ucuz ve güvenilirdir.
- Bir şey olduğu anda verileri uygulamalar arasında taşır.
- Makbuzları, hatırlatmaları ve onayları şaşmadan gönderir.
- Her seferinde aynı şekilde çalışır, bu da ona güvenmeyi ve denetlemeyi kolaylaştırır.
- Çalışma başına neredeyse hiç maliyeti yoktur, ödenecek bir model kullanımı yoktur.
Bir görevin tek bir doğru sonucu ve sabit bir girdisi varsa, doğru araç bir kuraldır. Her seferinde aynı olması gereken bir adımda bir muhakeme modelinin doğaçlama yapmasını istemezsiniz.
Geleneksel otomasyon nerede bozulur
İşin püf noktası, kurala dayalı otomasyonun yalnızca ona söylediğinizi bilmesidir. Her durum önceden tanımlanmak zorundadır. Bir girdi dağınık, alışılmadık veya bir muhakeme gerektiren bir karar olduğu anda, ya durur ya da yanlış şeyi yapar.
Bir kural, sinirli bir müşteri e-postasını okuyup nasıl yanıt vereceğine karar veremez. Farklı biçimlerdeki bir yığın faturaya bakıp doğru rakamları çekemez. Bugünkü potansiyel müşterilerden hangisinin bir telefon görüşmesini hak ettiğine karar veremez. Yalnızca daha önce yazdığınız kalıpları eşleştirebilir, bu yüzden istisnalar bir kişinin masasında birikir. "Tamamen otomatik" bir sürecin sessizce yeniden manuel işe dönüştüğü yer genellikle burasıdır.
Yapay zeka otomasyonu ne katar
Yapay zeka otomasyonu, kuralların dolduramadığı boşluğu doldurur. Dili ve bağlamı anladığı için, gerçek işin dağınık ortasının üstesinden gelebilir.
- E-postalar, notlar, sözleşmeler ve belgeler gibi yapılandırılmamış metinleri okur.
- Belirlediğiniz sınırlar içinde muhakeme kararları verir.
- İstisnalar üzerinde bozulmak yerine onları ele alır.
- Hazır kalıp yanıtlar yerine doğal, markaya uygun yanıtlar yazar.
Buradaki ödün, öngörülebilirliktir. Yapay zeka otomasyonu daha esnek ve daha az deterministiktir, önemli olan her şeyde korkulukları ve insan denetimini bu yüzden korursunuz. Anlama gerektiren görevler içinse o esneklik tam da olayın özüdür.
Kurallar ve yapay zeka: ikisini birden kullanın
Bu bir yarışma değil. Kurala dayalı otomasyonu güvenilir eller, yapay zekayı ise beyin olarak düşünün. Eller işleri öngörülebilir biçimde hareket ettirir. Beyin durumu okur ve ne yapacağına karar verir. Temiz bir tasarım, işi tetiklemek için bir kural kullanır, muhakemeyi yapay zekaya devreder ve kararı uygulamak için yeniden bir kural kullanır.
Herhangi bir adım için hangisini kullanacağınıza karar vermenin basit bir yolu:
| Görev | Daha uygun olan |
|---|---|
| Ödenmiş bir siparişi veritabanınıza taşımak | Geleneksel otomasyon |
| Bir müşteri e-postasına kendi sesinizle yanıt vermek | Yapay zeka otomasyonu |
| Her gün sabah 9'da bir hatırlatma göndermek | Geleneksel otomasyon |
| Hangi potansiyel müşterilerin takip etmeye değer olduğuna karar vermek | Yapay zeka otomasyonu |
| Sabit alanlardan bir fatura oluşturmak | Geleneksel otomasyon |
| Dağınık bir toplantı dökümünü özetlemek | Yapay zeka otomasyonu |
| Bir talebi içeriğine göre yönlendirmek | Yapay zeka otomasyonu |
| Bir kişiyi formdan CRM'e senkronize etmek | Geleneksel otomasyon |
Yapay zeka otomasyonu güvenilecek kadar güvenilir mi?
Sınırlarla kurulduğunda, evet. Yapay zeka doğası gereği bir kuraldan daha az öngörülebilirdir, bu yüzden iyi sistemler yapay zekanın kendi başına neyi yapabileceğini tam olarak tanımlar, eylemlerinin kaydını tutar ve hassas bir şey yapılmadan önce insan onayı ister. Amaç, korkuluklarla birlikte kaldıraçtır. Bu şekilde kullanıldığında yapay zeka otomasyonu gerçek üretim işi için yeterince güvenilirdir, yüksek riskli kararlardan ise bir kişi sorumlu kalır.
Nereden başlamalı
Halihazırda işe yarayanı söküp atmayın. Okuma veya yazma içerdiği için şu anda bir kişi gerektiren tek bir görevle başlayın, örneğin destek taleplerini önceliklendirmek, potansiyel müşterileri nitelendirmek ya da belgelerden veri çekmek. O tek iş akışını yapay zekayla otomatikleştirin, doğruluğunu kanıtlayın, kazanılan zamanı ölçün, sonra bir sonrakine geçin. Güvenilir kurala dayalı otomasyonlarınızı tam olduğu yerde bırakın; yapay zekayı yalnızca muhakemenin engel olduğu yerlere ekleyin.
Gerçek bir örnek: fatura işleme, öncesi ve sonrası
Faturalar mükemmel bir örnektir çünkü tam olarak iki yaklaşım arasındaki çizgide dururlar.
Geleneksel otomasyonla, yalnızca tek ve tam bir biçimde gelen faturaları işleyebilirsiniz. Bir tedarikçi farklı düzende bir PDF gönderdiği anda ya da yapıştırmak yerine eklediği anda, kural bozulur ve fatura birinin masasına düşer. Yani pratikte, bir kişi yine de çoğunu açar, rakamları okur ve onları girer.
Yapay zeka otomasyonuyla, bir ajan düzeni ne olursa olsun herhangi bir faturayı okur, tedarikçiyi, tutarı, son ödeme tarihini ve kalemleri çıkarır, satın alma siparişiyle eşleştirir ve ödeme için sıraya alır. Kurala dayalı bir adım ardından öngörülebilir kısmı halleder: bir insan onayladıktan sonra ödemeyi kaydeder ve belgeyi dosyalar. Yapay zeka, eskiden bir insan gerektiren okuma ve muhakemeyi yapar; kural ise güvenilir muhasebeyi yapar. Birlikte, manuel bir angaryayı hızlı bir onaya indirgerler.
Tek bir iş akışında kurallar ve yapay zeka nasıl birleştirilir
Neredeyse her yerde işe yarayan kalıp bir sandviçtir:
- Başlamak için kural. Bir şey olduğunda bir tetikleyici devreye girer (bir e-posta gelir, bir form gönderilir, bir dosya düşer).
- Ortada yapay zeka. Bir ajan dağınık girdiyi okur, muhakeme kararını verir ve ne yapacağına karar verir.
- Bitirmek için kural. Bir bağlayıcı kararı öngörülebilir biçimde uygular: kaydı günceller, mesajı gönderir, işlemi kaydeder.
Bu, öngörülemez kısmı (muhakeme) güvenilir ve denetlenebilir iki adım arasında tutar. İhtiyaç duyduğunuz yerde esneklik, duymadığınız yerde kesinlik elde edersiniz, bu da çoğu işletmenin aradığı tam dengedir.
Kurala dayalı otomasyonu aştığınızın işaretleri
Eğer bunlar tanıdık geliyorsa, yapay zeka otomasyonu muhtemelen bir sonraki adımınızdır:
- Ekibiniz, bir şeyi okuyup başka bir yere yeniden yazmayı içeren görevlere saatlerce vakit harcıyor.
- Otomasyonlarınız, bir girdi biraz farklı bir biçimde geldiğinde bozuluyor.
- Yeni uç durumları kapsamak için bir iş akışına sürekli dallar ekliyorsunuz ve bu hiç bitmiyor.
- Hâlâ bir kişi gerektiren iş çoğunlukla muhakeme: karar vermek, önceliklendirmek, yanıtlamak.
- Tüm kolay bağlantıları otomatikleştirdiniz ve geriye kalan zaman tuzağı dağınık, insani kısım.
Bunların hiçbiri, işe yarayanı söküp atmanız anlamına gelmez. Bir sonraki kazancın başka bir kural değil, her zaman bir insan gerektiren adımlara anlama katmak olduğu anlamına gelirler. İşte geleneksel otomasyonun durduğu ve yapay zeka otomasyonunun karşılığını vermeye başladığı çizgi budur.
Bu çizgiyi kendi işletmenizde çizmek için yardım istiyorsanız, bizim yaptığımız iş tam da budur. Ücretsiz bir danışmanlık görüşmesi ayırtabilir ve hangi adımların kurala dayalı kalması, hangilerinin yapay zekaya hazır olduğunu birlikte haritalandırabiliriz.