Czy ten proces to dobra pierwsza automatyzacja? Lista kontrolna 7 punktów

Proces jest dobrą pierwszą automatyzacją, gdy odpowiada "tak" na większość z siedmiu pytań: czy jest częsty, oparty na regułach, wykonywany dziś ręcznie, o dużym wolumenie, kosztowny gdy coś pójdzie nie tak, jest mostem między dwiema aplikacjami i wystarczająco ograniczony, by bezpiecznie go zweryfikować? Oceń proces od 0 do 7, przepuść każdego kandydata przez te same siedem pytań i zautomatyzuj najpierw ten z najwyższym wynikiem. Wynik 5 lub więcej to mocna pierwsza automatyzacja. Wszystko poniżej 3 zostaw na później albo nigdy.

Ta lista kontrolna zamienia "wybierz swój pierwszy proces" z decyzji opartej na przeczuciu w liczbę, którą można porównać. Jeśli wolisz, żebyśmy zrobili to za Ciebie, zobacz, jak dostarczamy agentów do automatyzacji biznesu z AI. Wszystko poniżej możesz wykorzystać samodzielnie.

Dlaczego wybór pierwszego procesu ma aż takie znaczenie?

Ponieważ adopcja jest wszędzie, a wartość rzadka. McKinsey nazywa to paradoksem generatywnej AI: mniej więcej 80% firm wdrożyło generatywną AI, a mniej więcej tyle samo zgłasza brak istotnego wpływu na zyski. Około 90% przypadków użycia specyficznych dla funkcji nigdy nie opuszcza fazy pilotażu, a mniej niż 10% organizacji skaluje agentów AI w jakiejkolwiek funkcji.

Ta luka to problem celowania, a nie problem technologii. Firmy, które uchwycą wartość, nie rozsypują AI po wszystkim. Wybierają dwa lub trzy przypadki użycia o wysokiej wartości i przeprojektowują proces wokół agenta, zamiast doczepiać go z boku. W danych McKinseya przeprojektowanie procesu jest pojedynczym czynnikiem najsilniej skorelowanym z wpływem na wyniki finansowe, a najlepiej radzące sobie firmy są niemal 3 razy bardziej skłonne do gruntownego przeprojektowania sposobu, w jaki płynie praca.

Korzyść, gdy wybierzesz dobrze, jest realna. Ankieta IDC wśród ponad 4000 liderów biznesu wykazała średni zwrot 3,70 USD za każdy 1 USD zainwestowany w generatywną AI, rosnący do 10,30 USD na 1 USD u czołowych liderów. Dystans między 3,70 USD a 10,30 USD dotyczy głównie wyboru właściwego pierwszego procesu, a nie modelu. Lista kontrolna poniżej istnieje po to, by ustawić Cię po właściwej stronie tej granicy.

Lista kontrolna 7 punktów: czy to dobra pierwsza automatyzacja?

Weź jednego procesu-kandydata. Zadaj każde pytanie. Przyznaj jeden punkt za każde "tak", zero za każde "nie". Dodaj punkty. Maksimum to 7.

To całe narzędzie. Przepuść każdego kandydata przez te same siedem pytań, a otrzymasz uszeregowaną listę zamiast przeczucia. Eksperci wymieniają te kryteria pojedynczo w swoich poradnikach, ale żaden nie pakuje ich w jeden wynik, na którym można działać. Ta lista to robi.

Dwa z siedmiu punktów mają dodatkową wagę, więc remisy rozstrzygaj na ich korzyść:

• Łączenie aplikacji (punkt 6) to element o najwyższym sygnale. Najmocniejszym pierwszym kandydatem jest prawie zawsze miejsce, w którym osoba odczytuje dane z aplikacji A i wpisuje je lub wkleja do aplikacji B. McKinsey Global Institute szacuje, że 69% pracy związanej z przetwarzaniem danych i 64% pracy związanej z gromadzeniem danych można technicznie zautomatyzować, a te ręczne mosty to dokładnie ta praca.
• Ograniczenie (punkt 7) to element bezpieczeństwa. Proces, który można zweryfikować w izolacji, można pilotować bez ryzyka dla reszty działalności. Procesu, który dotyka wszystkiego, nie można.

Jak odczytać wynik?

Liczba mówi Ci, co zrobić dalej, a nie tylko jak proces się odczuwa.

• 6 do 7: zautomatyzuj to najpierw. Jest częsty, mechaniczny, ręczny i bezpieczny do weryfikacji. To podręcznikowy pierwszy proces i zwykle ten nudny, o który nikt się nie kłóci.
• 4 do 5: solidny kandydat. Wart zrobienia, ale sprawdź, na którym punkcie się potknął. Jeśli stracił punkt na "oparty na regułach" lub "ograniczony", zaprojektuj w nim punkt kontrolny dla człowieka, zanim zbudujesz.
• 1 do 3: jeszcze nie. Może nadal warto zautomatyzować go później, ale jako pierwszy projekt utknie. Wybierz coś wyżej i wróć, gdy będziesz mieć działający szablon.
• 0: zostaw to człowiekowi. Proces, który uzyskuje zero, to praca osądu, a automatyzacja go usuwa wartość, a nie mozół.

Wynik ujawnia też pułapkę, w którą wpada większość zespołów. Najbardziej ekscytujący proces to często ten, który nie zalicza punktu 2 lub punktu 7, podczas gdy nudne, częste, łączące aplikacje zadanie po cichu uzyskuje 7. Zaufaj liczbie ponad ekscytacją.

Wolisz prowadzić to samodzielnie? Możesz zatrudnić agentów AI i już dziś skierować jednego do pracy nad procesem o najwyższym wyniku.

Dlaczego każdy punkt zasługuje na swoje miejsce?

Lista kontrolna jest krótka celowo, ale każdy element wykonuje realną pracę.

1. Częsty. Proces, który wykonuje się wiele razy w tygodniu, to miejsce, gdzie nawet niewielka oszczędność na jedno wykonanie kumuluje się w realne godziny. Automatyzowanie czegoś, co dzieje się dwa razy w miesiącu, nie jest warte budowy.
2. Oparty na regułach. Gdy kroki ledwie się zmieniają, agent może podążać za nimi niezawodnie. Asana określa najlepszych kandydatów jako zadania, które dzieją się często i podążają za spójnymi krokami, a czysty test HubSpot dla pierwszego procesu brzmi "ręczny, częsty i oparty na regułach".
3. Ręczny. Jeśli narzędzie już to obsługuje, nie ma nic do wygrania. Polujesz na pracę, którą osoba nadal wykonuje ręcznie, bo to czas, który odzyskujesz.
4. O dużym wolumenie. Wolumen jest tym, co zamienia zaoszczędzoną minutę w zaoszczędzony tydzień. Jest też tym, co uzasadnia koszt prawidłowego zbudowania i prowadzenia automatyzacji.
5. Kosztowny przy błędach. Trzecią cechą dobrego kandydata według Asany jest to, że koszt błędów lub zmarnowanego czasu jest wystarczająco wysoki, by uzasadnić automatyzację. Mechaniczne zadanie, którego pomyłka od czasu do czasu nikomu nie przeszkadza, to słabszy pierwszy wybór niż takie, gdzie błędy są kosztowne.
6. Łączący aplikacje. Najlepszą pojedynczą heurystyką z podręcznika Zapiera jest to, że każde miejsce, w którym osoba ręcznie łączy dwie platformy programowe, to pierwszorzędny pierwszy kandydat. Te mosty są częste, oparte na regułach i czysto narzutowe, bez osądu, którego brakowałoby klientowi.
7. Ograniczony. HubSpot ostrzega małe zespoły, by automatyzowały najpierw jeden proces, a nie wszystko naraz, i by wybierały coś o dużym wpływie, ale ograniczonego. Ograniczenie jest tym, co pozwala pilotować, mierzyć i udowodnić zwrot, zanim dotkniesz czegokolwiek innego.

Zauważ, jak punkty wzajemnie się wzmacniają. Proces, który łączy dwie aplikacje, jest zwykle też częsty i oparty na regułach. To skupienie jest sygnałem: najlepsze pierwsze automatyzacje uzyskują wysoki wynik na kilku punktach naraz, a nie na jednym dramatycznym.

Jak wygląda proces o wysokim wyniku?

Niektóre procesy niezawodnie uzyskują 6 lub 7 w większości firm. Dopasuj przykład do własnego audytu, zamiast kopiować listę, ale te zwykle wygrywają jako pierwsze:

• Pozyskiwanie i kierowanie leadów. Nowy lead trafia do skrzynki, zostaje skopiowany do CRM i przypisany właściciel. Częsty, oparty na regułach, ręczny i podręcznikowy most między aplikacjami. Handlowcy spędzają około 70% czasu na pracy niezwiązanej ze sprzedażą, głównie administracyjnej, a jej automatyzacja może podnieść produktywność sprzedaży o około 14,5%.
• Faktury i wprowadzanie danych. Szczegóły zamówień lub faktur przepisywane z e-maila do oprogramowania księgowego. Wysoka częstotliwość, duży wolumen, wysoki koszt błędu, niski osąd. Gartner szacuje, że do 30% pracy księgowej można zautomatyzować.
• Działania następcze wyzwalane zachowaniem. Przypomnienie o odnowieniu lub zachęta po działaniu klienta. Ograniczone i łatwe do weryfikacji, a natychmiastowe automatyczne odpowiedzi sprawiają, że działanie następcze ma o około 42% większą szansę trafić.
• Segregacja zgłoszeń wsparcia i powtarzalne odpowiedzi. Te same pięć pytań, redagowane przez agenta, z osobą weryfikującą. Nasycone językiem, częste i bezpieczne do sprawdzenia.

Każde z tych pasuje do profilu: częste, oparte na regułach, ręczne i wystarczająco ograniczone, by je zweryfikować. Właściwą odpowiedzią dla Ciebie jest ten kandydat, który uzyskuje najwyższy wynik na Twoich własnych siedmiu pytaniach, a nie ten, który jest najczęstszy w artykule.

Jak wygląda zły pierwszy kandydat?

Lista kontrolna jest równie przydatna do wykluczania. Proces jest kiepską pierwszą automatyzacją, gdy nie zalicza punktów, które mają największe znaczenie:

• Wymaga silnego ludzkiego osądu (nie zalicza "oparty na regułach"). Wycena niestandardowej transakcji lub obsługa wrażliwej skargi to praca osądu. Zachowaj człowieka i zautomatyzuj przygotowania wokół niego.
• Działa rzadko (nie zalicza "częsty" i "o dużym wolumenie"). Raport kwartalny to realna praca, ale jego automatyzacja zwraca niewiele i trudno ją uzasadnić jako pierwszy projekt.
• Jego kroki zmieniają się za każdym razem (nie zalicza "oparty na regułach"). Jeśli nie potrafisz opisać procesu na tyle jasno, by nowy pracownik mógł za nim podążać, agent też za nim nie podąży.
• Wyzwala działania o wysokiej stawce bez kroku weryfikacji (nie zalicza "ograniczony"). Wszystko, co przesuwa pieniądze lub dokonuje nieodwracalnych zmian, potrzebuje ludzkiego punktu kontrolnego, zanim się zakwalifikuje.

Celuj w słodki punkt opisywany przez podręczniki zarządzania pracą: automatyzację, która usuwa mozół, nie usuwając osądu, który nadal wymaga człowieka. Niski wynik na "oparty na regułach" lub "ograniczony" nie jest porażką procesu, jest sygnałem, by zaprojektować w nim punkt kontrolny albo wybrać inny pierwszy projekt.

Jak zamienić wysoki wynik w działającą automatyzację?

Wysoki wynik mówi Ci, co zautomatyzować najpierw. Nie buduje tego. Gdy masz już swojego najlepiej ocenionego kandydata, droga jest krótka i za każdym razem taka sama:

1. Zmapuj obecny proces. Zapisz, kto go dotyka, co go wyzwala, jakie informacje czyta, jaką decyzję podejmuje i co produkuje. Ta mapa definiuje wyzwalacz, warunki i działania, a później jest Twoim dowodem na to, co oznacza "działający".
2. Zdecyduj, gdzie należy ludzki punkt kontrolny. Wykorzystaj punkty, które proces stracił. Jeśli uzyskał niski wynik na "ograniczony", to tam agent eskaluje, zamiast zgadywać.
3. Przeprowadź jeden pilotaż i zmierz go. Uruchom nowy proces obok starego przez krótki czas i porównaj z mapą. Wybierz miernik z góry: zaoszczędzone godziny, rekordy przetworzone bez błędów, szybsze działanie następcze.
4. Udowodnij zwrot, potem powtórz pętlę. Gdy pilotaż przekroczy próg, masz szablon. Oceń kolejnego kandydata tymi samymi siedmioma punktami, finansowany z oszczędności z pierwszego.

To jest część, w której utyka większość pilotaży robionych samodzielnie, i właśnie dlatego ~90% przypadków użycia specyficznych dla funkcji nigdy nie opuszcza fazy pilotażu. Wynik to łatwa połowa. Budowa, integracja, monitorowanie i iteracja to połowa, która trzyma proces z dala od cmentarza pilotaży.

Jak zacząć

Nie potrzebujesz programu transformacji, by zacząć. W tym tygodniu wypisz swoich kandydatów na procesy, przepuść każdego przez siedem pytań i zautomatyzuj ten z najwyższym wynikiem. Zmapuj go, pilotuj od początku do końca, zmierz, a potem powtórz listę kontrolną na kolejnym. To cała metoda i to jest różnica między firmami, które odzyskują 3,70 USD za dolara, a liderami, którzy odzyskują 10,30 USD.

Jeśli chcesz najszybszej drogi, możesz pominąć metodę prób i błędów. Oceniamy z Tobą Twoich kandydatów na procesy, wybieramy jedną pierwszą automatyzację o najwyższym zwrocie, a potem planujemy, budujemy, integrujemy i prowadzimy agenta, włącznie z monitorowaniem i iteracją, które trzymają go z dala od cmentarza pilotaży. Umów bezpłatną konsultację poniżej, a wspólnie zdecydujemy o Twojej pierwszej automatyzacji.