Questo flusso di lavoro è una buona prima automazione? La checklist in 7 punti

Un flusso di lavoro è una buona prima automazione quando risponde sì alla maggior parte di sette domande: è frequente, basato su regole, oggi svolto a mano, ad alto volume, costoso quando va storto, un ponte tra due app, ed è abbastanza contenuto da poter essere revisionato in sicurezza? Assegna al flusso di lavoro un punteggio da 0 a 7, passa ogni candidato attraverso le stesse sette domande e automatizza per primo quello con il punteggio più alto. Un punteggio di 5 o più è una solida prima automazione. Tutto ciò che è sotto 3 va rimandato a dopo, o lasciato perdere.

Questa checklist trasforma "scegli il tuo primo flusso di lavoro" da una decisione di pancia in un numero che puoi confrontare. Se preferisci che lo gestiamo noi per te, scopri come realizziamo gli agenti di automazione aziendale AI. Tutto ciò che segue è tuo da usare in autonomia.

Perché la scelta del primo flusso di lavoro conta così tanto?

Perché l'adozione è ovunque e il valore è raro. McKinsey lo chiama il paradosso dell'AI generativa: all'incirca l'80% delle aziende ha implementato l'AI generativa, eppure più o meno la stessa quota dichiara nessun impatto rilevante sugli utili. Circa il 90% dei casi d'uso specifici per funzione non esce mai dalla fase pilota, e meno del 10% delle organizzazioni sta scalando gli agenti AI in qualsiasi funzione.

Quel divario è un problema di mira, non di tecnologia. Le aziende che catturano valore non spargono l'AI dappertutto. Scelgono due o tre casi d'uso ad alto valore e ridisegnano il flusso di lavoro attorno all'agente invece di appiccicarlo sopra. Nei dati di McKinsey, il ridisegno del flusso di lavoro è il singolo fattore più correlato all'impatto sui risultati economici, e i top performer hanno quasi 3 volte più probabilità di aver ridisegnato in modo radicale il modo in cui il lavoro viene svolto.

Il vantaggio, quando scegli bene, è concreto. Un'indagine IDC su oltre 4.000 leader aziendali ha rilevato un ritorno medio di 3,70 $ per ogni 1 $ investito nell'AI generativa, che sale a 10,30 $ per 1 $ per i leader migliori. La distanza tra 3,70 $ e 10,30 $ riguarda soprattutto la scelta del giusto primo flusso di lavoro, non il modello. La checklist qui sotto esiste per metterti dal lato giusto di quella linea.

La checklist in 7 punti: è una buona prima automazione?

Prendi un flusso di lavoro candidato. Poni ogni domanda. Assegna un punto per ogni sì, zero per ogni no. Somma i punti. Il massimo è 7.

Questo è l'intero strumento. Passa ogni candidato attraverso le stesse sette domande e ottieni una lista ordinata invece di un'intuizione. Gli esperti nominano questi criteri uno alla volta nelle loro guide, ma nessuno li racchiude in un unico punteggio su cui puoi agire. Questo lo fa.

Due dei sette pesano di più, quindi sciogli i pareggi a loro favore:

• Il ponte tra app (punto 6) è l'elemento dal segnale più forte. Il candidato più solido per partire è quasi sempre un punto in cui una persona legge i dati dall'app A e li digita o incolla nell'app B. Il McKinsey Global Institute stima che il 69% del lavoro di elaborazione dei dati e il 64% del lavoro di raccolta dei dati siano tecnicamente automatizzabili, e questi ponti manuali sono esattamente quel lavoro.
• Il contenimento (punto 7) è l'elemento di sicurezza. Un flusso di lavoro che puoi revisionare in isolamento può essere testato in pilota senza mettere a rischio il resto dell'operatività. Un flusso di lavoro che tocca tutto no.

Come interpreto il punteggio?

Il numero ti dice cosa fare dopo, non solo come ti sembra il flusso di lavoro.

• 6 e 7: automatizza questo per primo. È frequente, meccanico, manuale e sicuro da revisionare. È il primo flusso di lavoro da manuale, ed è di solito quello noioso per cui nessuno litiga.
• 4 e 5: un candidato solido. Vale la pena farlo, ma controlla su quale punto ha fallito. Se ha perso il punto su "basato su regole" o "contenuto", progetta al suo interno un checkpoint umano prima di costruirlo.
• 1 e 3: non ancora. Potrebbe comunque valere la pena automatizzarlo più avanti, ma come primo progetto si impantanerà. Scegli qualcosa di più alto e torna su questo una volta che hai un modello funzionante.
• 0: lascialo a una persona. Un flusso di lavoro con punteggio zero è lavoro di giudizio, e automatizzarlo elimina il valore invece della fatica.

Il punteggio fa emergere anche la trappola in cui cade la maggior parte dei team. Il flusso di lavoro più entusiasmante è spesso quello che fallisce il punto 2 o il punto 7, mentre un'attività noiosa, ad alta frequenza e di ponte tra app totalizza in silenzio 7. Fidati del numero più che dell'entusiasmo.

Preferisci gestirlo tu stesso? Puoi assumere agenti AI e metterne uno al lavoro oggi stesso sul tuo flusso di lavoro con il punteggio più alto.

Perché ogni punto si guadagna il suo posto?

La checklist è breve di proposito, ma ogni elemento svolge un lavoro reale.

1. Frequente. Un flusso di lavoro che gira molte volte alla settimana è quello in cui anche un piccolo risparmio per esecuzione si accumula in ore reali. Automatizzare qualcosa che accade due volte al mese non vale la costruzione.
2. Basato su regole. Quando i passaggi cambiano a malapena, un agente può seguirli in modo affidabile. Asana definisce i candidati migliori come attività che accadono spesso e seguono passaggi coerenti, e il test pulito di HubSpot per un primo flusso di lavoro è "manuale, frequente e basato su regole".
3. Manuale. Se uno strumento se ne occupa già, non c'è nulla da guadagnare. Stai cercando il lavoro che una persona svolge ancora a mano, perché è quello il tempo che recuperi.
4. Ad alto volume. Il volume è ciò che trasforma un minuto risparmiato in una settimana risparmiata. È anche ciò che giustifica il costo di costruire e gestire l'automazione come si deve.
5. Costoso in caso di errore. Il terzo tratto di Asana per un buon candidato è che il costo degli errori o del tempo sprecato sia abbastanza alto da giustificare l'automazione. Un'attività meccanica che a nessuno dispiace sbagliare ogni tanto è una prima scelta più debole rispetto a una in cui gli errori sono costosi.
6. Ponte tra app. La migliore euristica del playbook di Zapier è che qualsiasi punto in cui una persona collega a mano due piattaforme software è un candidato di prim'ordine per partire. Questi ponti sono frequenti, basati su regole e puro lavoro a vuoto, senza alcun giudizio che un cliente noterebbe.
7. Contenuto. HubSpot avverte i piccoli team di automatizzare un solo flusso di lavoro per primo, non tutto insieme, e di scegliere qualcosa ad alto impatto ma contenuto. Il contenimento è ciò che ti permette di testare in pilota, misurare e dimostrare il ritorno prima di toccare qualsiasi altra cosa.

Nota come i punti si rafforzano a vicenda. Un flusso di lavoro che fa da ponte tra due app è di solito anche frequente e basato su regole. Questo raggruppamento è il segnale: le migliori prime automazioni totalizzano punteggi alti su più punti contemporaneamente, non su uno solo spettacolare.

Che aspetto ha un flusso di lavoro con punteggio alto?

Alcuni flussi di lavoro totalizzano in modo affidabile 6 o 7 nella maggior parte delle aziende. Abbina l'esempio al tuo audit invece di copiare la lista, ma questi tendono a vincere per primi:

• Acquisizione e instradamento dei lead. Un nuovo lead arriva nella casella di posta, viene copiato nel CRM e gli viene assegnato un responsabile. Frequente, basato su regole, manuale e un ponte da app ad app da manuale. I venditori passano circa il 70% del loro tempo in attività non di vendita, per lo più amministrative, e automatizzarle può aumentare la produttività di vendita di circa il 14,5%.
• Inserimento di fatture e dati. Dettagli di ordini o fatture re-immessi dall'email nel software di contabilità. Alta frequenza, alto volume, alto costo degli errori, basso giudizio. Gartner stima che fino al 30% del lavoro contabile sia automatizzabile.
• Follow-up innescato dal comportamento. Un promemoria di rinnovo o una sollecitazione dopo un'azione del cliente. Contenuto e facile da revisionare, e le risposte automatiche istantanee rendono un follow-up circa il 42% più probabile da andare a segno.
• Smistamento del supporto e risposte ripetitive. Le stesse cinque domande, abbozzate da un agente con una persona che revisiona. Ad alto contenuto linguistico, frequenti e sicure da controllare.

Ciascuno di questi rientra nel profilo: frequente, basato su regole, manuale e abbastanza contenuto da poter essere revisionato. La risposta giusta per te è il candidato che totalizza il punteggio più alto sulle tue sette domande, non quello più comune in un articolo.

Che aspetto ha un cattivo primo candidato?

La checklist è altrettanto utile per escludere le cose. Un flusso di lavoro è una scarsa prima automazione quando fallisce i punti che contano di più:

• Richiede un forte giudizio umano (fallisce "basato su regole"). Definire il prezzo di un accordo su misura o gestire un reclamo delicato è lavoro di giudizio. Mantieni la persona e automatizza la preparazione attorno a lei.
• Gira di rado (fallisce "frequente" e "ad alto volume"). Un report trimestrale è lavoro reale, ma automatizzarlo rende poco ed è difficile da giustificare come primo progetto.
• I suoi passaggi cambiano ogni volta (fallisce "basato su regole"). Se non riesci a descrivere il processo in modo abbastanza chiaro da farlo seguire a un nuovo assunto, un agente non può seguirlo nemmeno lui.
• Innesca azioni ad alto rischio senza un passaggio di revisione (fallisce "contenuto"). Tutto ciò che muove denaro o produce modifiche irreversibili necessita di un checkpoint umano prima di qualificarsi.

Punta al punto di equilibrio che descrivono i playbook di gestione del lavoro: un'automazione che elimina la fatica senza eliminare il giudizio che richiede ancora una persona. Un punteggio basso su "basato su regole" o "contenuto" non è un fallimento del flusso di lavoro, è un segnale per progettare al suo interno un checkpoint, o per scegliere un diverso primo progetto.

Come trasformo un punteggio alto in un'automazione funzionante?

Un punteggio alto ti dice cosa automatizzare per primo. Non lo costruisce. Una volta che hai il tuo candidato con il punteggio più alto, il percorso è breve ed è sempre lo stesso:

1. Mappa il flusso di lavoro attuale. Scrivi chi lo tocca, cosa lo innesca, quali informazioni leggono, quale decisione prendono e cosa producono. Questa mappa definisce l'innesco, le condizioni e le azioni, ed è la tua prova in seguito di cosa significa "funzionante".
2. Decidi dove va un checkpoint umano. Usa i punti che il flusso di lavoro ha perso. Se ha totalizzato poco su "contenuto", è lì che l'agente fa escalation invece di tirare a indovinare.
3. Esegui un pilota e misuralo. Esegui il nuovo flusso di lavoro affiancato a quello vecchio per un breve periodo e confrontalo con la mappa. Scegli la metrica in anticipo: ore risparmiate, record elaborati senza errori, follow-up più rapidi.
4. Dimostra il ritorno, poi riusa il ciclo. Una volta che il pilota supera l'asticella, hai un modello. Valuta il tuo prossimo candidato con gli stessi sette punti, finanziato dai risparmi del primo.

Questa è la parte in cui la maggior parte dei progetti pilota fai-da-te si arena, ed è esattamente il motivo per cui circa il 90% dei casi d'uso specifici per funzione non esce mai dalla fase pilota. Il punteggio è la metà facile. La costruzione, l'integrazione, il monitoraggio e l'iterazione sono la metà che tiene un flusso di lavoro lontano dal cimitero dei progetti pilota.

Come iniziare

Non ti serve un programma di trasformazione per cominciare. Questa settimana, elenca i tuoi flussi di lavoro candidati, passa ognuno attraverso le sette domande e automatizza quello che totalizza il punteggio più alto. Mappalo, testalo in pilota dall'inizio alla fine, misuralo, poi riusa la checklist sul successivo. Questo è l'intero metodo, ed è la differenza tra le aziende che recuperano 3,70 $ per dollaro e i leader che ne ottengono 10,30 $.

Se vuoi il percorso più rapido, puoi saltare i tentativi a vuoto. Valutiamo i tuoi flussi di lavoro candidati insieme a te, scegliamo l'unica prima automazione con il ROI più alto, poi pianifichiamo, costruiamo, integriamo ed eseguiamo l'agente, incluso il monitoraggio e l'iterazione che lo tengono lontano dal cimitero dei progetti pilota. Prenota una consulenza gratuita qui sotto e decideremo insieme la tua prima automazione.